연말정산 근로자 기초자료 등록(회사 담당자)

안녕하세요. 올해 초 우리 회사 인사팀 김대리가 연말정산 때문에 정말 고생했던 이야기를 들려드릴게요. 처음으로 온라인 간편제출 시스템을 도입하면서 겪었던 경험담인데, 여러분께도 도움이 될 것 같아요.

1. 김대리가 알게 된 간편제출

김대리가 처음 받은 업무는 직원들이 연말정산 서류를 온라인으로 제출할 수 있게 시스템을 구축하는 거였어요. 그런데 알고 보니 직원들이 홈택스로 서류를 간편하게 제출하려면, 회사에서 먼저 근로자 기초자료를 등록해야 한다는 거예요.

이 기초자료라는 게 뭐냐면, 간편제출로 공제신고서랑 공제증명 자료를 받고 싶은 직원들의 명단을 만들고, 그 직원들에게 제공되는 급여, 4대보험료, 기납부 세액 같은 정보를 입력하고 관리하는 거였어요.

김대리는 홈택스에 접속해서 '편리한 연말정산' 메뉴를 찾았어요. 거기서 '간편제출'을 클릭하니까 '근로자 기초자료 등록'이라는 메뉴가 나오더래요. 생각보다 찾기는 쉬웠다고 하네요.

처음에 김대리는 직원 한 명 한 명의 정보를 직접 입력해봤어요. 먼저 성명과 주민등록번호를 입력하는 건 필수였고요.

그 다음에는 회사가 선택적으로 등록할 수 있는 항목들이 있었어요. 총급여, 4대 보험료, 회사에서 일괄로 징수하는 기부금, 그리고 기납부 세액(지방소득세랑 농특세는 제외)이 바로 그거였죠.

김대리가 이 정보들을 입력해두니까, 나중에 직원들이 홈택스에서 공제신고서를 작성하거나 세액을 계산할 때 이 정보를 활용할 수 있다고 하더래요.

지급명세서를 작성하려면 근로자의 소득명세를 더 자세하게 입력해야 했어요. 김대리는 이 상세항목들도 직접 입력했고요. 다 입력하고 나서 저장 버튼을 클릭하니까, 그때부터 직원들이 회사에서 등록한 정보를 사용할 수 있게 됐대요.

그런데 우리 회사 직원이 150명이나 되는데, 한 명씩 입력하다 보니까 너무 시간이 오래 걸리는 거예요. 김대리가 방법을 찾아보니까 엑셀로 작성해서 일괄 등록할 수 있는 기능이 있더래요.

김대리가 엑셀 일괄등록을 해보면서 알게 된 중요한 팁들을 알려드릴게요.

먼저, 무조건 국세청 홈택스에서 제공하는 엑셀 서식을 다운받아서 써야 해요. 김대리가 처음에 자기가 만든 엑셀로 하려다가 오류가 막 나서 당황했대요. 서식이 조금만 달라도, 임의로 서식을 바꿔도 오류가 발생한다니까 꼭 제공되는 서식을 쓰세요.

엑셀 서식을 다운받아서 직원 정보를 작성하는데, 한 파일에 최대 2천 명까지만 입력할 수 있어요. 우리 회사는 150명이라 괜찮았지만, 직원 수가 2천 명을 넘는 대기업이라면 여러 개의 파일로 나눠서 입력하고 저장해서 업로드해야 한다고 하네요.

파일을 다 작성했으면 '파일찾기'를 눌러서 작성한 엑셀파일을 업로드하면 돼요. 그러면 시스템에서 업로드한 엑셀파일에 오류가 있는지 자동으로 검증을 해줘요.

김대리도 처음에 오류가 몇 건 나왔대요. 그런데 오류건수를 클릭하니까 어느 엑셀 행에서 오류가 발생했는지 정확하게 알려주더래요.

중요한 건, 정상인 경우만 등록이 된다는 거예요. 그러니까 오류가 난 부분은 수정한 다음에 다시 등록해야 해요. 김대리는 오류 난 행만 따로 수정해서 다시 업로드했고, 무사히 모든 직원 정보를 등록할 수 있었대요.

구분	내용
서비스 목적	직원들이 공제신고서를 온라인으로 간편제출하도록 근로자 기초자료 사전 등록
접속 경로	홈택스 → 편리한 연말정산 → 간편제출 → 근로자 기초자료 등록
필수 입력사항	성명, 주민등록번호
선택 입력사항	총급여, 4대 보험료, 회사 일괄징수 기부금, 기납부 세액(지방소득세·농특세 제외)
등록 방법	① 직접 입력 ② 엑셀 일괄등록
엑셀 등록 시 주의사항	• 국세청 제공 서식만 사용(임의 수정 시 오류 발생) • 1개 파일당 최대 2,000명 • 2,000명 초과 시 파일 분할 등록
오류 발생 시	오류건수 클릭 → 오류 행 확인 → 수정 후 재등록 (정상건만 등록됨)
등록 후 효과	직원이 홈택스에서 공제신고서 작성 및 세액계산 시 회사 등록정보 활용 가능